En fonction de la nature des documents, le délai de conservation va différer.

Les documents concernant l'existence de l'association doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture) ;
  • Récépissé de la déclaration de création et de modification ;
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE) ;
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution) ;
  • Statuts modifiés par ordre chronologique ;
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :

  • Convocations de l'assemblée générale ;
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs ;
  • Procès-verbaux d'assemblée ;
  • Bilan d'activités ;
  • Rapports du commissaire aux comptes.

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents fiscaux permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Les documents concernant les personnels de l'association :

 1 an 3 ans 5 ans
  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
  •  Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
 
  • Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) ;
  • Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... ;
  • Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie ;
  • Registre unique du personnel, à partir du départ du salarié.

 

Les documents concernant les locaux de l'association :

  • Titres de propriété et actes de ventes, durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée ;
  • Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer, durée du contrat + 5 ans ;
  • Contrat d'assurance, durée du contrat + 2 ans ;
  • Factures de gaz et d'électricité, 2 ans ;
  • Factures d'eau, 4 ans si la distribution est assurée par une personne morale publique (commune par exemple) / 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée ;
  • Factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet, 1 an.

 

Source : https://www.demarches.interieur.gouv.fr/associations/quels-delais-conservation-documents-association